處理公私事務時經常使用的實用性文體。
應用文是人類在長期的社會實踐活動中形成的，在處理公私事務時經常使用的實用性文體，是保證人們日常生活和工作正常運轉的重要工具，是人際交往中必不可少的重要文體。是國家機關、政黨、社會團體、企業事業單位在日常工作、生活中處理各種事務時，經常使用的具有明道、交際、信守和約定成俗的慣用格式文體。是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具，有的應用文還用來作為憑證和依據。
每篇應用文都要圍繞着一個主題展開。主題越是具體專一，應用文就越容易寫出
私人信件為家人、朋友、愛人而寫；商務信件為生意夥伴而寫；廣告為一般大眾而寫；海報為某一羣人而寫。瞭解了為誰而寫，就可以使應用文的內容適度而得體，使你的信息能全面地傳達給對方。
為什麼要寫這篇應用文？是要把你的信息提供給對方，還是要求對方給你提供信息？是洽談生意還是聯絡感情？一篇應用文儘管確定了主題，有時卻達不到目的，這是為什麼？目的不明確，就會造成內容不確切，造成費解。
不同類型的應用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不瞭解各類應用文的格式和結構，就寫不好應用文。
所謂實用性就是解決實際問題。記敍文是“以事感人”，議論文是""，應用文則是“以實告人”。從廣義上講,一切文章都有實用性包括文學作品。而應用文所體現的實用性是指一種更為直接的實用,就是要在現實的政治、經濟、文化、軍事等實際工作中起指導、聯繫的作用，它內容務實，對象具體，要求明確。敍述情況有—説一，闡述觀點要言不繁，提出措施切實具體，做到聯繫實際，有的放矢。
應用文在長期的使用過程中，經過人們的不斷改進與完善，逐步形成了較為固定的、被人們所認可和接受的結構格式和。這種特色是與其他文體相比較而言的,是相對的,不是一成不變的。寫作格式，是指應用文的寫作應遵守規定或約定的規範。處理程序，是指應用文要按規定的步驟進行處理。如合同須經要約、談判、擬稿、公證等步驟。
應用文是為了處理事務、交流信息、解決問題而寫的，而事物又是在不斷變化的，要充分發揮應用文的功和作用，就必須在一定的時間內解決問題。在信息化、網絡化廣泛普及的今天，，效率就是生命。應用文的時效性主要表現在三方面:快寫、快發、快辦。有些應用是由發文日期來表示它的生效期限或正式執行的日期，有的應用文還明確規定了有效期那限。
應用文要求簡潔明瞭、乾淨利落，不能模稜兩可、含糊其辭。敍述直陳其中，明白曉暢;説明簡單明瞭，要言不繁;議論畫龍點睛，切中要害。尤其是指示、合同等，必須字斟句酌，標點符號也要準確無誤。一定要避免濫用形容詞和比擬誇張等修辭手法，添枝加葉、畫蛇添足都是不可取的。
在思維方法上更側重，雖然在撰寫過程中也有運用的過程，但從大多數文體上講，是以具體的事件為中心，需要把觀點陳述清楚，把前因後果交代清楚，把本質和現象分析清楚，所採用的是方法。例如:寫請示,要講清楚請求事項和請求批准的原因;寫總結，則因應在具體的成績和存在的問題的基礎上，分析説明成績取得和問題存在的原因。邏輯性體現在文章的結構上，要條理清楚，段落之間具有明顯的邏輯關係;陳述的事項界限清晰，不交叉;內容前後講究因果，材料鈞夠證明觀點。
